Сразу о главном – о договоре аренды между заказчиком и арендодателем. Его наличие – это Ваша защита от форс-мажорных обстоятельств. Вы не забыли, какие условия договора обязательно указываются?

  1. Реквизиты каждой из сторон (наименование, ФИО, адрес, контактный телефон).
  2. Дата и время аренды.
  3. Стоимость аренды и порядок внесения оплаты.
  4. Арендуемое оборудование и мебель.
  5. Права и обязанности заказчика и арендодателя.
  6. Штрафы при неисполнении условий договора.

Сразу находите компромисс до подписания документа, если в договоре аренды какие-то пункты Вас не устраивают.

Теперь обсудим нюансы аренды площадки для праздника, чтобы они случайно не переросли в неудобные обстоятельства и не испортили мероприятие.

Важные нюансы аренды площадки для праздника

Никто не собирается «учить ученого», потому что все знают, что выбор помещения зависит от бюджета, расположения и размеров площадки. Попытаемся удивить Вас, предоставив интересные факты.

  • Количество гостей и площадь основного зала для торжества находятся в прямо пропорциональной зависимости. Нужно найти «золотую середину», чтобы гостям и тесно не было, и чтобы не потерялись в огромном зале. В среднем, требуется 2 м2 на каждого гостя банкета и чуть меньше для фуршета – 1,8 м2. Это без учета места для танцев, сцены и дополнительных зон, например, регистрации брака или мобильного бара и артистов. Для 20 приглашенных разумно арендовать площадку до 50-60 м2. В холодное время года необходимо учесть зону гардероба для верхней одежды гостей.
  • Локализация площадки должна быть удобной для гостей – недалеко от метро, или доступна для подъезда на автомобиле, либо Вы организуете трансферт гостям. Иначе первое впечатление от не начавшегося мероприятия будет смазано. Не менее важно знать о наличии отдельного подъезда или правил прохода на площадку. Нужно ли оформлять пропуска для гостей или ограничиться их списком?
  • Приятный момент – оборудование и мебель часто входят в стоимость аренды. Но увидеть столы, стулья и диваны воочию необходимо. Может быть Вас не устроит их санитарное состояние.
  • Не приемлема бронь площадки по фото и даже по видео в интернете. Но если Вы приехали, посмотрели план помещения, расположение зала, туалетных комнат и Вас всё устраивает, тогда узнавайте условия, на которых бронируется площадка, выбирайте нужную дату и время, позже она может оказаться занятой.

Все неприятные «неожиданности» во время праздника нужно предупредить заранее: посмотреть мебель, проверить акустику зала, уточнить рассадку и количество посадочных мест, наличие грузового лифта и wi-fi. Таких нюансов может быть «целая корзина». 

Выгоды от использования услуг брокера

О чем стоит знать, арендуя площадку для праздника

Хорошо иметь помощника в лице посредника между Вами и арендодателями.

  • Как проверить уровень технической оснащенности арендуемой площадки? Сколько в зале розеток? Какова мощность светового и звукового оборудования? Где и как проходит электрическая разводка? Эти и другие сложные вопросы лучше перенаправить брокеру.
  • Имея профессиональный опыт, брокер посоветует Вам проверенные кейтеринговые компании, подберет обслуживающий персонал, закажет развлекательную программу, будет нужным посредником при подготовке торжества.
  • Оптимизацию пространства площадки лучше доверить брокеру или посоветоваться с менеджером арендуемой площадки. Для свадьбы, например, важно размещение в зале зоны регистрации, поскольку она всегда предваряет торжество, и её просто «неприлично» втискивать в узкий проход или угол. 

Не менее важно наличие места для проведения фотосессии. Хорошо, если можно расположиться на открытом воздухе, где есть живописный естественный фон. В закрытом помещении нужно позаботиться о зоне, попадающей в объектив фотографа.